NOUVEAU CLIENT
Ajouter le client Les Aiguilleurs
Dans Production, ouvrez Clients puis cliquez sur « Ajouter un client ». Saisissez « Les Aiguilleurs », renseignez le nom de votre contact, puis cliquez sur « Créer le client ».
STUDIOPARCOURS 01 · PRODUCTION
Exemple réel : création d’une affiche publicitaire pour le Festival international du Bassin d’Arcachon, pour le client Les Aiguilleurs.
Du brief à la livraison, suivez un projet photo et CGI avec votre client : versions d’images, commentaires, annotations, validation du rendu et partage des fichiers. Ce pas-à-pas montre aussi comment préparer votre facturation.
CUP Pro · création, suivi de projet et pipeline
NOUVEAU CLIENT
Dans Production, ouvrez Clients puis cliquez sur « Ajouter un client ». Saisissez « Les Aiguilleurs », renseignez le nom de votre contact, puis cliquez sur « Créer le client ».
NOUVEAU PROJET
Depuis la fiche Les Aiguilleurs, cliquez sur « Ajouter un projet », saisissez « Escapades Musicales » comme nom et choisissez « Affiche Publicitaire » comme type de production, puis cliquez sur « Créer le projet ».
BRIEF
Commencez par renseigner le brief de production, puis ajoutez les deux exemples de brief communiqués par le client. Vous pouvez aussi ajouter un lien web. Une fois ajoutés, les fichiers et le lien sont visibles dans la brique « Brief » : cliquez sur un document pour le consulter dans l’aperçu CUP ou télécharger l’original. Le client peut lui aussi interagir avec cette brique et y ajouter ses propres briefs.
PIPELINE
Ajoutez les briques dans l’ordre de la production. Commencez par le brief client, puis suivez la création CGI, la prise de vue, la sélection et les retouches jusqu’à la livraison. Quand le pipeline est prêt, cliquez sur « Créer ce pipeline ».
ESPACE CLIENT
Si vous avez déjà invité une personne rattachée à ce client, vous pouvez la choisir dans la liste pour l’ajouter au projet. Sinon, ajoutez une nouvelle personne avec son e-mail.
Avant de partager un projet ou une galerie, assurez-vous que l’e-mail de test SMTP fonctionne et vérifiez l’accès côté client.
ESPACE CLIENT
Le client reçoit un e-mail lui indiquant que son espace CUP pour le projet est prêt. Il lui suffit d’ouvrir le lien pour créer son mot de passe et accéder au projet.
L’e-mail indique que l’espace CUP du projet est prêt. Le lien permet au client de créer son mot de passe et d’accéder au projet.
Le lien de l’e-mail ouvre la page CUP de création de compte. Le client choisit et confirme son mot de passe, puis valide pour accéder à son espace.
Une fois son mot de passe créé, le client reçoit un e-mail confirmant que son accès CUP est actif. Il y retrouve le lien de connexion et un rappel des possibilités de son espace.
À sa première connexion, le client arrive sur l’écran d’accueil CUP. Il peut compléter son profil et choisir les notifications e-mail qu’il souhaite recevoir, puis enregistrer ses préférences ou passer cette étape.
Dans son espace, le client retrouve le brief, les livraisons et l’espace commun de partage de fichiers. Vous pouvez activer une page publique de téléchargement pour les prestataires ou autres destinataires. Il peut échanger avec les personnes du projet et suivre clairement l’avancement du pipeline.
COMMENTAIRE & VALIDATION
Créez une nouvelle série et saisissez son titre. Choisissez la première image, puis cliquez sur « Ajouter 1 fichier(s) » pour l’intégrer. Elle devient la version V1 et le point de départ de la série ; vous pourrez ensuite ajouter les autres images à présenter au client.
COMMENTAIRE & VALIDATION
Pour ajouter une nouvelle série, sélectionnez « Nouvelle série », choisissez une image et donnez un nom à la série.
CÔTÉ CLIENT
Sur la carte, le client voit le nom de la série, la brique du pipeline où l’image est placée et sa version. En cliquant sur l’image, il l’ouvre en grand et accède à l’espace d’échange pour ajouter des annotations et des commentaires.
COMMENTAIRE & VALIDATION
Dans la vue détaillée, vous pouvez zoomer sur l’image, ajouter un pin pour signaler un point précis ou crayonner directement dessus. Chaque pin ou dessin est associé à une annotation où les participants peuvent écrire leurs remarques et y répondre.
NOTIFICATION
Lorsqu’un client ajoute un commentaire, l’administrateur reçoit un e-mail et, si les notifications sont activées, une notification CUP en parallèle.
CÔTÉ ADMIN
Après avoir pris connaissance des commentaires, sélectionnez l’image concernée dans sa série, puis cliquez sur « Ouvrir la vue Retouche » pour examiner le visuel et préparer la suite.
Après avoir effectué une retouche, marquez l’annotation comme « Résolu ». Les demandes encore en cours restent « Non résolues » : vous voyez ainsi ce qui reste à faire et évitez d’oublier une retouche.
CÔTÉ ADMIN
Sélectionnez la série concernée, puis glissez l’image dans la zone « Choisir des fichiers ». CUP lui attribue automatiquement la version suivante, ici V2. Cliquez sur « Ajouter 1 fichier(s) » : la nouvelle version apparaît en tête de la pile, à côté des précédentes.
LE CHOIX
Une fois le visuel choisi et validé, faites passer le pipeline à l’étape suivante : « 03 Photographie ». Le client voit alors que la prise de vue est en cours de réalisation. Le pipeline confirme le changement d’étape et indique qu’une image se trouve dans « Photographie ».
SÉLECTION CLIENT
Une fois les prises de vue effectuées, ouvrez la brique « Sélection client » et cliquez sur « Créer une sélection ». Donnez un nom à la série, puis ajoutez les images parmi lesquelles le client devra choisir. Vous pourrez ensuite publier la sélection pour lui donner accès au choix.
CÔTÉ CLIENT
Après publication, le client parcourt la sélection et choisit les images retenues. Il peut aussi laisser un commentaire, noter chaque visuel et indiquer une couleur pour préciser ses préférences. Pour demander une retouche, il appuie sur « Annoter / zoomer » et ajoute ses remarques sur l’image.
CÔTÉ ADMIN
Côté admin, consultez les images retenues et les commentaires du client.
FACULTATIF · PAGE DE TÉLÉCHARGEMENT
Dans la brique Téléchargements, développez « Page publique indépendante » et activez-la. Les prestataires et autres destinataires autorisés pourront récupérer les livrables grâce au lien public, sans invitation ni compte CUP. Donnez un titre à la page, choisissez si l’accès est libre avec le lien ou protégé par un code, puis définissez si l’image d’en-tête reprend automatiquement la première image livrée ou si vous préférez la personnaliser. Copiez le lien affiché et transmettez-le aux personnes autorisées. Le lien reste identique et la page se met à jour dès qu’un nouveau fichier validé est prêt au téléchargement. Le prestataire ou le client peut aussi s’inscrire aux nouveautés pour recevoir un e-mail dès qu’une image est prête à télécharger. Côté admin, la liste des abonnés permet de voir qui reçoit ces alertes. Désactiver la brique Page de téléchargement supprime automatiquement tous les abonnements.
VARIANTE CGI
Pour intégrer notre personnage à la CGI, ouvrez « Commentaire & Validation » et sélectionnez la série concernée. Cliquez sur « Ajouter V3 » : la pile des versions s’ouvre. Glissez la nouvelle image dans « Choisir des fichiers », puis ajoutez-la. La variante apparaît alors en V3, au-dessus des versions précédentes.
RETOUR DU CLIENT
Le client ouvre la dernière version, ici la V3, puis annote l’image pour préciser les ajustements souhaités. Les pins, les tracés et les commentaires restent associés au visuel : l’équipe peut répondre à chaque remarque et s’en servir pour préparer la prochaine retouche.
CÔTÉ ADMIN
Ouvrez la vue Retouche de la série concernée. Après avoir effectué les corrections, marquez les annotations traitées comme « Résolu » pour garder une trace claire des demandes terminées. Ajoutez ensuite une nouvelle variante si nécessaire, puis faites passer l’image à l’étape suivante du pipeline.
FACULTATIF · PARTAGE DE FICHIERS
À la demande du client, déposez son fichier « WIP » dans l’Espace commun afin qu’il puisse réaliser sa mise en page. Le client pourra le consulter et le télécharger depuis son espace. Ce fichier de travail est fourni par vous : il n’est pas créé ni produit par CUP.
CÔTÉ CLIENT
Lorsque le rendu lui convient, le client ouvre l’image et clique sur « Valider le rendu ». Cette action confirme son accord sur la version finale affichée.
CÔTÉ ADMIN
Après la validation du rendu par le client, la carte de la série affiche un badge vert « Validée par le client ». Vous pouvez ainsi repérer immédiatement l’image approuvée et poursuivre le suivi de la production.
LIVRAISON
Sélectionnez la série pour ouvrir sa pile de versions. Choisissez la version la plus récente — V4 dans cet exemple — puis cliquez sur « Définir finale ». Cette version devient le rendu final proposé au téléchargement. Ajoutez ensuite les fichiers de livraison : les versions RVB et CMJN, ainsi qu’une version basse définition dont le nom se termine par « .web.jpg ».
CÔTÉ PRODUCTION · LIVRAISON
Après la livraison, retrouvez côté production les fichiers envoyés au client et le nombre de téléchargements de chacun. Les variantes Web apparaissent regroupées avec leur fichier associé.
PAGE DE TÉLÉCHARGEMENT
La page de téléchargement reprend les derniers fichiers livrés. Depuis la brique admin, cochez les fichiers à mettre à disposition du client et décochez ceux que vous ne souhaitez pas partager. La page publique se met ainsi à jour selon les fichiers autorisés.
AIDE À LA FACTURATION
Dans cet exemple, le barème défini dans le calendrier est de 600 € pour une journée de 8 h, 300 € pour une demi-journée de 4 h et 200 € pour 2 h. Le projet comptabilise 2 journées et 1 demi-journée, soit 1 500 € de travail, auxquels s’ajoute le forfait de prise de vue studio de 1 200 € : le montant de référence pour préparer la facture est donc de 2 700 €. Depuis la carte du projet, cliquez sur « Rapport » pour consulter le détail de l’activité enregistrée dans CUP et retrouver le déroulement du projet.
AIDE À LA FACTURATION · SYNTHÈSE
En bas du calendrier, la synthèse présente le suivi de chaque projet : temps de travail, prestations et montant récapitulatif. Vérifiez ces informations puis, si tout est correct, cliquez sur « Valider ». La carte passe en bleu et la période est figée ; de nouvelles heures ouvriront une nouvelle carte. Dans « Archives », retrouvez les récapitulatifs par mois, par client et le détail de chaque travail effectué. Pour Escapades Musicales, la période validée reprend 20 h et un montant de 2 700 €. Pour préparer la facture, cliquez ensuite sur « Facturer » : CUP ouvre votre logiciel de facturation via le lien enregistré dans « Infos » du calendrier.